노션으로 프로젝트 관리하기 | 칸반 보드부터 간트 차트까지 완벽 가이드

노션 데이터베이스에 데이터가 쌓이기 시작하면 행복한 고민이 생겨요. "완료된 작업만 보고 싶은데", "이번 주 마감인 것만 따로 확인하고 싶은데", "우선순위 높은 것부터 순서대로 보고 싶은데..." 수백 개의 항목 속에서 원하는 걸 찾으려면 한참을 스크롤해야 하죠.

바로 이럴 때 필요한 게 필터와 정렬 기능이에요.

같은 데이터베이스라도 필터를 어떻게 거느냐에 따라 완전히 다른 모습으로 보입니다. 오늘 해야 할 일만 보여주거나, 내가 담당한 프로젝트만 표시하거나, 예산이 큰 순서대로 나열할 수 있죠.

 

오늘은 노션 필터와 정렬 기능을 기초부터 고급 활용까지 완벽하게 마스터하는 방법을 알려드릴게요.

필터와 정렬, 뭐가 다른가요?

처음 보면 비슷해 보이는데, 역할이 명확히 달라요.

필터 (Filter)

데이터를 숨기거나 보여주는 기능이에요. 특정 조건에 맞는 항목만 표시하고, 나머지는 화면에서 감춥니다.

예를 들어 할 일 데이터베이스에서 "상태가 완료인 것은 제외"라는 필터를 걸면, 완료된 작업들은 아예 안 보이죠. 데이터가 삭제되는 건 아니고, 그냥 보기에서 숨겨지는 거예요.

정렬 (Sort)

데이터의 순서를 바꾸는 기능이에요. 모든 항목은 다 보이지만, 특정 기준에 따라 위아래로 재배치됩니다.

"마감일이 빠른 순서대로" 정렬하면 급한 일이 맨 위로 올라오고, "우선순위가 높은 순서대로" 정렬하면 중요한 일부터 나열되죠.

언제 뭘 쓸까요?

보고 싶지 않은 게 명확하면 필터를, 전체는 보되 순서만 바꾸고 싶으면 정렬을 쓰세요. 물론 두 기능을 동시에 사용할 수도 있어요. "미완료 작업만 필터링하고, 그중에서 마감일 순으로 정렬"하는 식이죠.

기본 필터 사용법

가장 간단한 필터부터 시작해봅시다.

1단계: 필터 버튼 클릭

데이터베이스 우측 상단을 보면 '필터' 버튼이 있어요. 여기를 클릭하세요.

2단계: 속성 선택

드롭다운 메뉴가 나타나면서 데이터베이스의 모든 속성 목록이 보일 거예요.

필터 기준으로 삼고 싶은 속성을 선택하세요.

예를 들어 '상태'라는 선택 속성이 있다면 그걸 클릭합니다.

3단계: 조건 설정

속성을 선택하면 상단에 필터 칩이 생성돼요. 이걸 클릭하면 세부 조건을 설정할 수 있습니다.

'상태' 속성이라면 "다음 중 하나", "다음이 아님", "비어 있음" 같은 옵션이 나타나요.

"다음 중 하나"를 선택하고 "진행 중"을 체크하면, 진행 중인 항목만 화면에 표시됩니다.

4단계: 저장

본인만 보고 싶다면 그대로 두면 되고, 팀원 모두에게 적용하려면 '모두에게 저장' 버튼을 눌러야 해요.

속성 타입별 필터 옵션

속성 종류마다 사용할 수 있는 필터 조건이 달라요.

텍스트 속성 필터

• 다음을 포함: 특정 단어가 들어간 항목
• 다음을 포함하지 않음: 특정 단어가 없는 항목
• 다음과 같음: 정확히 일치하는 항목
• 비어 있음/비어 있지 않음: 내용이 있는지 없는지

"프로젝트" 항목에 "마케팅"이라는 단어가 포함된 것만 보고 싶다면 "다음을 포함 → 마케팅"으로 설정하면 됩니다.

선택 속성 필터

• 다음 중 하나: 여러 옵션 중 하나라도 해당
• 다음이 아님: 특정 옵션 제외
• 비어 있음/비어 있지 않음

"우선순위" 속성에서 "높음", "긴급" 두 가지만 보고 싶다면 "다음 중 하나"를 선택하고 두 옵션을 모두 체크하세요.

날짜 속성 필터

• 오늘: 오늘 날짜인 항목
• 이번 주/다음 주: 주 단위 필터링
• 지난 날짜: 이미 지나간 날짜
• 다음 이전/이후: 특정 날짜 기준
• 상대 날짜: 오늘부터 N일 이내/이후

"마감일이 이번 주인 것"을 보려면 "이번 주"를 선택하면 됩니다. 정말 직관적이죠?

숫자 속성 필터

• 같음/같지 않음: 정확한 숫자
• 보다 큼/작음: 특정 수치 이상/이하
• 크거나 같음/작거나 같음: 이상/이하

"가격이 10,000원 이상"인 항목만 보려면 "크거나 같음 → 10000"으로 설정하세요.

체크박스 속성 필터

• 체크됨: 체크된 항목만
• 체크 안 됨: 미체크 항목만

"완료" 체크박스가 체크 안 된 것, 즉 미완료 작업만 보고 싶다면 "체크 안 됨"을 선택하면 됩니다.

사람 속성 필터

• 다음을 포함: 특정 사람이 지정된 항목
• 나를 포함: 내가 담당한 항목
• 비어 있음: 담당자가 없는 항목

"담당자가 나인 것"만 보려면 "나를 포함"을 선택하면 끝! 협업할 때 정말 유용해요.

고급 필터: AND와 OR 조건

하나의 필터로는 부족할 때가 있죠. 여러 조건을 조합해야 할 때는 고급 필터를 써야 해요.

고급 필터 만들기

필터 메뉴에서 '+ 고급 필터 추가'를 클릭하세요. 새로운 필터 그룹이 생성됩니다.

여기서는 AND(및)와 OR(또는) 조건을 설정할 수 있어요.

AND 조건 (및)

모든 조건을 동시에 만족해야 표시돼요.

예: "상태가 진행 중" 그리고 "담당자가 나" → 내가 담당하면서 동시에 진행 중인 작업만 보임

OR 조건 (또는)

조건 중 하나만 만족해도 표시돼요.

예: "우선순위가 높음" 또는 "마감일이 오늘" → 우선순위가 높거나 마감일이 오늘인 것 모두 보임

복잡한 조합 만들기

고급 필터 안에 또 하위 필터를 넣을 수 있어요. 최대 3단계까지 가능합니다.

 

예를 들어:

(상태가 "진행 중" 또는 "검토 중")
그리고
(우선순위가 "높음" 또는 "긴급")
그리고
(담당자가 "나")

이렇게 설정하면 "내가 담당한 것 중에서, 우선순위가 높거나 긴급하고, 동시에 진행 중이거나 검토 중인 것"만 보이게 됩니다.

복잡해 보이지만 하나씩 설정하면 생각보다 쉬워요!

정렬 기능 마스터하기

이제 정렬을 알아볼 차례예요.

기본 정렬 방법

데이터베이스 상단의 '정렬' 버튼을 클릭하세요. 정렬 기준으로 삼을 속성을 선택합니다.

예를 들어 "마감일"을 선택하면, 마감일 기준으로 오름차순(빠른 날짜가 위)으로 정렬됩니다.

오름차순 vs 내림차순

정렬 칩을 클릭하면 순서를 바꿀 수 있어요.

• 오름차순: 작은 것 → 큰 것 (날짜는 과거 → 미래, 숫자는 낮음 → 높음, 알파벳은 A → Z)
• 내림차순: 큰 것 → 작은 것 (날짜는 미래 → 과거, 숫자는 높음 → 낮음, 알파벳은 Z → A)

여러 정렬 기준 사용하기

정렬은 여러 개를 동시에 적용할 수 있어요. 순서가 중요합니다!

예시: 1차 정렬: 우선순위 (높음 → 낮음) 2차 정렬: 마감일 (빠른 날짜 → 늦은 날짜)

이렇게 설정하면 먼저 우선순위로 그룹화되고, 같은 우선순위 안에서는 마감일 순으로 정렬됩니다.

정렬 순서를 바꾸고 싶다면? 정렬 칩 왼쪽의 ⋮⋮ 핸들을 드래그해서 위아래로 옮기면 됩니다.

실전 활용 예제 1: 주간 업무 대시보드

실무에서 바로 써먹을 수 있는 필터와 정렬 조합을 소개할게요.

목표: 이번 주에 내가 해야 할 일만 보고, 급한 순서대로 정렬하기

필터 설정:

1. 마감일이 "이번 주"
2. 담당자가 "나를 포함"
3. 상태가 "완료"가 아님

정렬 설정: 1차: 우선순위 (긴급 → 높음 → 보통 → 낮음) 2차: 마감일 (오름차순)

이렇게 하면 이번 주 내 업무 중 미완료된 것만 보이고, 급하고 중요한 것부터 차례로 나열됩니다.

실전 활용 예제 2: 프로젝트 진행 상황 보기

목표: 현재 진행 중인 프로젝트 중 예산이 큰 순서대로 보기

필터 설정:

1. 상태가 "진행 중"
2. 예산이 "비어 있지 않음"

정렬 설정: 1차: 예산 (내림차순 - 높은 금액부터) 2차: 시작일 (오름차순 - 먼저 시작한 것부터)

이렇게 설정하면 진행 중인 프로젝트를 예산 규모순으로 한눈에 파악할 수 있어요.

실전 활용 예제 3: 블로그 콘텐츠 발행 계획

목표: 작성 완료했지만 아직 발행 안 한 글 보기

필터 설정: 고급 필터로 조합:

• (상태가 "작성 완료" 또는 "검토 완료")
• 그리고 (발행일이 "비어 있음" 또는 발행일이 "오늘 이후")

정렬 설정: 1차: 카테고리 (알파벳순) 2차: 작성일 (오름차순)

준비된 콘텐츠를 카테고리별로 묶어서 보고, 오래된 것부터 발행할 수 있게 정리됩니다.

뷰별로 다른 필터 적용하기

같은 데이터베이스라도 뷰마다 다른 필터를 적용할 수 있어요.

다중 뷰 활용 전략

예를 들어 작업 관리 데이터베이스라면:

• "오늘 할 일" 뷰: 마감일이 오늘인 것만 필터링
• "내 작업" 뷰: 담당자가 나인 것만 필터링
• "긴급" 뷰: 우선순위가 긴급인 것만 필터링
• "전체" 뷰: 필터 없이 모든 항목 표시

뷰를 여러 개 만들어두면 상황에 따라 클릭 한 번으로 원하는 관점을 볼 수 있어요.

각 뷰는 독립적이라서 한 뷰의 필터를 바꿔도 다른 뷰에는 영향이 없습니다.

필터 저장: 나만 보기 vs 모두에게 공유

필터를 설정할 때 중요한 선택이 있어요.

나만 보기

필터를 적용하고 그냥 두면, 본인에게만 적용돼요. 다른 팀원들은 필터가 안 걸린 상태로 봅니다.

본인의 작업 스타일에 맞게 데이터를 보고 싶을 때, 또는 실험적으로 필터를 테스트할 때 유용해요.

모두에게 저장

필터 하단의 '모두에게 저장' 버튼을 누르면, 이 데이터베이스를 보는 모든 사람에게 필터가 적용됩니다.

팀 공통의 규칙으로 필터를 설정하고 싶을 때, 예를 들어 "완료된 작업은 모두가 안 보게 하자"는 합의가 있을 때 사용하세요.

주의: 관리자가 아니어도 '모두에게 저장'을 누를 수 있으니 조심하세요!

자주 하는 실수와 해결법

실수 1: 필터를 걸었는데 데이터가 안 보여요

필터 조건이 너무 엄격해서 해당하는 항목이 없는 경우예요. 필터를 하나씩 제거해보면서 어느 조건 때문인지 확인하세요.

또는 AND 조건을 OR로 바꾸면 더 많은 항목이 보일 수 있어요.

실수 2: 정렬이 이상하게 돼요

빈 값이 있는 속성으로 정렬하면 순서가 이상할 수 있어요. 빈 값은 보통 맨 끝으로 가는데, 이게 마음에 안 들면 먼저 "비어 있지 않음" 필터를 적용하세요.

실수 3: 팀원이 필터를 마음대로 바꿔요

공유 데이터베이스에서는 누구든 필터를 수정할 수 있어요. 중요한 필터는 별도의 뷰로 만들고, 그 뷰를 잠가두거나 링크를 따로 공유하는 게 안전합니다.

실수 4: 필터가 너무 많아서 복잡해요

필터는 많다고 좋은 게 아니에요. 정말 필요한 2~3개만 남기고 나머지는 삭제하세요.

필터가 너무 많으면 오히려 데이터를 파악하기 어려워집니다.

모바일에서 필터와 정렬 사용하기

모바일 앱에서도 필터와 정렬을 쓸 수 있어요.

데이터베이스 상단의 점 세 개(...) 메뉴를 탭하면 'Filter'와 'Sort' 옵션이 보입니다. PC와 동일한 방식으로 설정할 수 있어요.

다만 고급 필터처럼 복잡한 조합은 모바일에서 설정하기 불편할 수 있어요. 그런 건 PC에서 미리 만들어두고, 모바일에서는 뷰만 전환하는 식으로 쓰는 게 좋습니다.

필터와 정렬 고급 팁

팁 1: 뷰 링크 복사하기

특정 필터가 적용된 뷰의 직접 링크를 복사할 수 있어요. 데이터베이스 설정 메뉴에서 '뷰 링크 복사'를 선택하면 됩니다.

이 링크를 팀원에게 보내면, 정확히 같은 필터 설정으로 데이터를 볼 수 있어요.

팁 2: 템플릿 버튼과 연계

템플릿 버튼으로 새 항목을 추가할 때, 미리 특정 속성 값을 채워둘 수 있어요. 예를 들어 "긴급 작업" 템플릿 버튼을 만들면 우선순위가 자동으로 "긴급"으로 설정되죠.

필터와 조합하면, 긴급 작업 뷰에서 버튼을 눌러 추가한 항목이 자동으로 해당 뷰에 나타납니다.

팁 3: 속성 숨기기와 조합

필터로 특정 데이터만 보여주면서, 동시에 불필요한 속성은 숨길 수 있어요. 데이터베이스 설정에서 'Properties'를 클릭하면 어떤 속성을 표시할지 선택할 수 있습니다.

깔끔한 대시보드를 만들 때 정말 유용해요.

마치며: 데이터베이스의 진정한 파워

필터와 정렬은 단순해 보이지만, 노션 데이터베이스를 진짜 강력하게 만드는 핵심 기능이에요.

같은 데이터라도 어떻게 필터링하고 정렬하느냐에 따라 완전히 다른 인사이트를 얻을 수 있습니다.

 

오늘 관점에서 보고, 담당자 관점에서 보고, 우선순위 관점에서 보는 게 모두 클릭 한 번이면 가능하죠.

오늘 당장 본인의 데이터베이스를 열고 필터 하나, 정렬 하나를 적용해보세요.

"오늘 해야 할 일"만 보이게 하거나, "급한 순서대로" 정렬하는 것부터 시작하면 좋아요.

작은 변화지만, 업무 효율이 눈에 띄게 달라질 거예요!