노션 워크스페이스 설정 최적화 | 사이드바 정리부터 설정까지 완벽 가이드

 

노션을 오래 쓰다 보면 페이지가 수십, 수백 개로 늘어나요.

사이드바는 뒤죽박죽, 어디에 뭐가 있는지 찾기도 힘들고, 로딩은 느려지고...

"처음엔 깔끔했는데 어쩌다 이렇게 됐지?" 하는 생각이 들죠.

 

워크스페이스 설정을 잘해두면 이런 문제가 해결돼요.

정보를 빠르게 찾고, 불필요한 것은 숨기고, 자주 쓰는 것만 바로 접근할 수 있습니다.

마치 잘 정리된 책상처럼 일의 효율이 확 올라가죠.

오늘은 노션 워크스페이스를 처음부터 끝까지 최적화하는 방법을 알려드릴게요.

사이드바 정리, 즐겨찾기 활용, 퀵 파인드 설정, 알림 관리까지 모든 것을 다룰 거예요. 

워크스페이스가 뭔가요?

먼저 기본 개념부터 짚고 넘어갈게요.

 

워크스페이스의 정의

워크스페이스는 노션의 작업 공간 단위예요.

회사용, 개인용, 프로젝트용처럼 목적에 따라 여러 개를 만들 수 있습니다.

각 워크스페이스는 완전히 독립되어 있어요.

회사 워크스페이스의 페이지는 개인 워크스페이스에서 보이지 않고, 멤버와 권한도 별도로 관리됩니다.

 

여러 워크스페이스 전환

왼쪽 사이드바 최상단에 현재 워크스페이스 이름이 보여요.

이걸 클릭하면 본인이 속한 모든 워크스페이스 목록이 나타납니다.

다른 워크스페이스를 선택하면 바로 전환돼요. 로그아웃할 필요 없이 클릭 한 번이면 됩니다.

 

개인용 vs 팀용

개인 워크스페이스는 혼자 쓰는 공간이에요. 무료 플랜도 충분히 활용할 수 있습니다.

팀 워크스페이스는 여러 사람이 함께 쓰는 공간이에요. 멤버를 초대하고, 권한을 관리하고, 협업 기능을 쓸 수 있죠. 유료 플랜으로 업그레이드하면 더 많은 기능이 열립니다.

사이드바 정리의 기술

노션에서 가장 먼저 보이는 게 사이드바예요. 여기가 지저분하면 모든 게 불편해집니다.

기본 원칙: 최소화

사이드바에는 정말 자주 쓰는 것만 남기세요. 모든 페이지를 다 보이게 하면 스크롤이 끝없이 길어져요.

권장 개수는 10~15개 정도예요. 그 이상은 폴더나 하위 페이지로 숨기는 게 좋습니다.

페이지 계층 구조 만들기

관련된 페이지들은 하나의 부모 페이지 아래에 모으세요.

예시:

📁 프로젝트
  ├ 프로젝트 A
  ├ 프로젝트 B
  └ 프로젝트 C

📁 학습
  ├ 독서 노트
  ├ 온라인 강의
  └ 개념 정리

📁 개인
  ├ 일기
  ├ 목표
  └ 아이디어

이렇게 하면 사이드바에는 3개의 최상위 폴더만 보이고, 필요할 때 펼쳐서 하위 페이지를 볼 수 있어요.

 

드래그로 순서 변경

페이지 왼쪽의 점 여섯 개 아이콘을 잡고 드래그하면 순서를 바꿀 수 있어요.

자주 쓰는 것일수록 위로 올리세요. 매번 스크롤하는 수고를 덜 수 있습니다.

 

사이드바에서 페이지 제거

사이드바에서 안 보이게 하고 싶은 페이지는 설정 → "사이드바에 표시" 토글을 끄면 돼요.

페이지가 삭제되는 건 아니고, 그냥 사이드바에서만 숨겨지는 거예요. 검색으로는 여전히 찾을 수 있습니다.

즐겨찾기 마스터하기

자주 가는 페이지는 즐겨찾기로 고정하세요.

 

즐겨찾기 추가 방법

페이지 우측 상단의 별 아이콘을 클릭하면 즐겨찾기에 추가돼요. 사이드바 상단의 '즐겨찾기' 섹션에 나타납니다.

또는 사이드바에서 페이지를 '즐겨찾기' 섹션으로 드래그해도 됩니다.

 

즐겨찾기 정리

즐겨찾기도 너무 많으면 소용없어요. 5~7개 정도만 엄선하세요.

 

매일 확인하는 것: 할 일 목록, 오늘 일정, 프로젝트 대시보드 자주 참고하는 것: 업무 템플릿, 자주 쓰는 노트

이 정도면 충분합니다.

 

즐겨찾기 폴더 만들기

페이지뿐만 아니라 데이터베이스 뷰도 즐겨찾기에 추가할 수 있어요.

예를 들어 "오늘 마감인 작업" 필터 뷰를 즐겨찾기하면, 클릭 한 번으로 바로 볼 수 있습니다.

퀵 파인드 활용법

노션의 가장 강력한 기능 중 하나예요.

 

퀵 파인드 열기

Ctrl/Cmd + P를 누르면 검색창이 뜹니다. 여기서 페이지 이름을 입력하면 바로 이동할 수 있어요.

사이드바에서 스크롤해서 찾을 필요가 전혀 없죠. 타이핑 몇 글자면 어디든 갈 수 있습니다.

 

최근 페이지

퀵 파인드를 열면 최근에 본 페이지들이 자동으로 나타나요. 방금 작업하던 것으로 빠르게 돌아갈 수 있습니다.

 

검색 필터

퀵 파인드에서 특정 워크스페이스나 생성자로 필터링할 수도 있어요. 고급 기능이긴 하지만 페이지가 많을 때 유용합니다.

 

키보드만으로 이동

퀵 파인드를 열고 → 화살표 키로 선택 → Enter로 이동. 마우스를 전혀 쓰지 않아도 돼요.

익숙해지면 정말 빨라요.

홈 대시보드 만들기

노션을 열었을 때 가장 먼저 보이는 페이지를 설계하세요.

홈 페이지 설정

설정 → My account → Start page에서 특정 페이지를 홈으로 설정할 수 있어요.

노션을 열 때마다 그 페이지가 자동으로 나타납니다.

 

대시보드 구성 아이디어

상단: 오늘 날짜와 날씨 위젯 왼쪽: 오늘 할 일 목록 중앙: 진행 중인 프로젝트 현황 오른쪽: 빠른 메모 공간 하단: 즐겨찾는

 

페이지 링크

이런 식으로 한 페이지에 필요한 모든 정보를 모아두면, 노션을 열자마자 바로 일을 시작할 수 있어요.

 

데이터베이스 연동

대시보드에 여러 데이터베이스의 뷰를 임베드하세요.

'linked database' 기능을 쓰면 원본 데이터베이스를 복사하지 않고, 참조만 할 수 있어요. 필터를 달리해서 "오늘 마감", "내 작업", "긴급" 같은 여러 관점을 한 페이지에서 볼 수 있습니다.

템플릿 버튼 활용

반복 작업을 자동화하는 방법이에요.

템플릿 버튼 만들기

페이지에 /템플릿 버튼을 입력하세요. 버튼이 생성되고, 클릭하면 미리 설정한 구조의 블록이 자동으로 추가됩니다.

예시:

• "회의록 생성" 버튼: 날짜, 참석자, 안건 섹션이 자동 생성
• "주간 보고서" 버튼: 이번 주 성과, 다음 주 계획 양식 생성
• "독서 노트" 버튼: 책 정보, 줄거리, 감상 템플릿 생성

데이터베이스 템플릿

데이터베이스에도 템플릿을 만들 수 있어요. 새 항목 추가 시 자동으로 템플릿이 적용됩니다.

프로젝트 DB라면 "목표", "일정", "담당자", "체크리스트" 섹션이 미리 들어있게 만들 수 있죠.

알림 설정 최적화

알림이 너무 많으면 방해되고, 너무 적으면 놓칩니다.

알림 종류

노션은 여러 종류의 알림을 보내요:

• @멘션 알림
• 댓글 답글 알림
• 페이지 업데이트 알림
• 리마인더 알림
• 데이터베이스 변경 알림

알림 설정 조정

설정 → Notifications에서 세밀하게 조절할 수 있어요.

추천 설정:

• @멘션: 항상 켜기 (중요함)
• 댓글 답글: 켜기
• 페이지 업데이트: 중요한 페이지만
• 이메일 알림: 중복되니 끄기 (앱 알림만으로 충분)

모바일 알림

모바일 앱에서는 푸시 알림을 받을 수 있어요. 설정 → Mobile push를 켜두세요.

다만 모든 알림을 다 받으면 방해되니, @멘션과 댓글만 받는 걸 추천해요.

 

방해 금지 시간

유료 플랜에서는 특정 시간대에 알림을 끌 수 있어요. 예를 들어 저녁 10시~아침 8시는 알림을 받지 않는 식이죠.

워크스페이스 멤버 관리

팀 워크스페이스를 관리하는 분들을 위한 섹션이에요.

 

멤버 초대

설정 → Members → Invite members에서 이메일로 초대할 수 있어요.

초대 시 권한을 정하세요: Full access, Can edit, Can comment, Can view

 

게스트 vs 멤버

멤버는 워크스페이스 전체 접근, 게스트는 특정 페이지만 접근이에요.

외부 협력자는 게스트로, 정규 팀원은 멤버로 초대하세요.

 

그룹 만들기

팀이 크다면 그룹을 만들어 관리하세요. "개발팀", "마케팅팀" 같은 그룹을 만들고, 페이지 권한을 그룹 단위로 부여하면 편해요.

 

비활성 멤버 정리

퇴사했거나 더 이상 안 쓰는 멤버는 제거하세요. 유료 플랜에서는 멤버 수가 비용에 영향을 미치니까요.

페이지 아카이브 전략

더 이상 안 쓰는 페이지를 어떻게 할지 고민되죠?

아카이브 페이지 만들기

'아카이브' 또는 '보관함'이라는 페이지를 만들고, 완료된 프로젝트나 오래된 문서를 여기로 옮기세요.

사이드바 맨 아래로 내려서 눈에 안 띄게 하면 됩니다.

 

정기적인 정리

분기마다 한 번씩 워크스페이스를 정리하세요. 3개월 동안 안 연 페이지는 아카이브로 이동시키는 거죠.

완전 삭제는 신중하게

휴지통에서 영구 삭제하면 복구가 불가능해요. 정말 필요 없는 게 아니면 아카이브로만 옮기세요.

검색 최적화

페이지가 많아지면 검색이 중요해져요.

페이지 제목 명명 규칙

검색하기 쉬운 제목을 붙이세요.

나쁜 예: "회의", "메모", "문서" 좋은 예: "2024-12-17 마케팅 회의", "고객 피드백 메모", "신제품 기획서"

날짜나 키워드를 제목에 포함하면 검색이 훨씬 쉬워져요.

 

태그 활용

데이터베이스에서 태그(다중 선택 속성)를 적극 활용하세요. 프로젝트명, 카테고리, 상태 같은 태그를 달아두면 필터로 쉽게 찾을 수 있어요.

 

즐겨 쓰는 키워드 메모

자주 검색하는 키워드는 페이지 어딘가에 숨겨놓는 것도 방법이에요. 검색 시 더 잘 걸리게 하는 SEO 전략이죠.

성능 최적화

노션이 느려진다면 이런 것들을 체크해보세요.

대용량 파일 줄이기

페이지에 수십 메가 짜리 동영상이나 PDF를 직접 업로드하면 느려져요. 구글 드라이브나 YouTube 링크로 임베드하는 게 낫습니다.

 

데이터베이스 크기 관리

수천 개의 항목이 있는 데이터베이스는 느려요. 오래된 데이터는 별도 아카이브 DB로 옮기세요.

 

이미지 최적화

고해상도 이미지를 그대로 올리지 말고, 적당히 압축해서 올리세요. 1500픽셀 너비 정도면 충분해요.

 

오프라인 모드 활용

자주 쓰는 페이지는 모바일 앱에서 미리 열어두면 오프라인에서도 빠르게 접근할 수 있어요.

자주 하는 실수

실수 1: 모든 페이지를 사이드바에 둬요

사이드바는 간결해야 해요. 최상위 폴더 10개 정도만 남기고 나머지는 하위로 숨기세요.

실수 2: 즐겨찾기를 안 써요

퀵 파인드도 좋지만, 즐겨찾기가 더 빨라요. 매일 쓰는 것은 반드시 즐겨찾기하세요.

실수 3: 정리를 미루고 미뤄요

한 달만 방치해도 사이드바가 엉망이 돼요. 매주 금요일 10분만 투자해서 정리하세요.

실수 4: 명명 규칙이 없어요

페이지 제목을 아무렇게나 짓면 나중에 찾기 힘들어요. 날짜, 카테고리, 프로젝트명 등 일정한 규칙을 정하세요.

마치며: 정리는 습관이다

워크스페이스 최적화는 한 번 하고 끝이 아니에요. 지속적으로 관리해야 해요.

하지만 처음에 구조를 잘 잡아놓으면, 유지보수는 정말 쉬워요.

매주 10분, 매달 30분만 투자하면 항상 깔끔한 워크스페이스를 유지할 수 있습니다.

자주 쓰는 페이지 5개를 즐겨찾기에 추가해보세요~

이 작은 변화가 노션 사용 경험을 완전히 바꿔놓을 거예요. 정리된 공간에서는 일도 생각도 깔끔해집니다!